A integração de RH é um processo fundamental para o sucesso de uma empresa, pois ajuda a garantir que os novos colaboradores sejam bem-vindos e recebam as informações e recursos necessários para desempenhar suas funções de maneira eficiente.
Você acaba de encontrar um candidato perfeito para uma vaga de emprego em sua empresa, parabéns! No entanto, não grite vitória muito rapidamente, mesmo que sua campanha de recrutamento esteja quase no fim, você ainda precisa configurar a integração para que seu funcionário se sinta em casa.
Segundo a Harvard Business Review , 22% das empresas não formalizaram seu processo de recrutamento. Por outras palavras, alguns recrutadores negligenciam a integração dos seus novos recrutas quando esta é tão importante como o próprio recrutamento.
Revelarei os passos detalhados e super simples para tornar o seu processo de integração um sucesso!
O que é onboarding de RH?
Não ensinamos nada, onboarding significa simplesmente integração em inglês. É o acompanhamento de um novo recruta dentro de uma empresa, desde o momento da sua contratação até à assunção total do seu posto de trabalho numa abordagem sustentável e cooperativa . Um período de integração em suma.
Processo de Onboarding: saiba como essa estratégia melhora o desempenho de novos colaboradores
Por que o onboarding é importante?
A integração é parte integrante do processo de recrutamento e visa o bem-estar geral dos funcionários. Um novo funcionário que chega em uma nova empresa terá melhor desempenho se for bem recebido nesta última.
De acordo com um estudo conduzido por algumas consultorias de RH, um em cada dois funcionários está pronto para pedir demissão no primeiro mês de trabalho. Para 29,9% deles, uma má recepção é um dos principais motivos que os levariam a sair.
A perda de um novo funcionário é um fracasso para qualquer recrutador, dados os custos utilizados a montante durante o recrutamento. É por isso que mais e mais empresas estão apostando no onboarding.
Resumindo, o onboarding permite:
- garantir que os funcionários entendam os valores da empresa;
- que interfiram mais rapidamente na vida e funcionamento de uma equipe;
- que se sintam reconhecidos e valorizados;
- criar compromisso;
- reduzir a taxa de rotatividade;
- para garantir uma melhor colaboração a longo prazo;
- para garantir maior eficiência e economia de tempo;
- melhorar a marca do empregador e a cultura corporativa;
- otimizar a gestão de talentos.
Um bom onboarding é a continuação lógica e a extensão da experiência de um candidato bem-sucedido .
Se você tem contado com uma ferramenta de recrutamento ou ATS para otimizar seu processo de recrutamento e agilizar a jornada do candidato, não pare por aí!
Como facilitar a integração de um novo funcionário em 7 etapas
Etapa 1: preparar a estação de trabalho do funcionário a montante
A palavra-chave antes de começar qualquer coisa é “preparação”. Nada deve ser deixado ao acaso quando seu novo funcionário entra na empresa. De acordo com a Brillant Ink, 43% dos funcionários disseram que o primeiro dia parecia desorganizado e confuso. Portanto, não dê uma imagem ruim desde o início!
Fale com o gerente ou o departamento vinculado ao seu novo funcionário para determinar sua função exata, com uma lista de suas funções, suas tarefas, enfim, o total! Quanto mais seu novo funcionário tiver informações precisas, mais rapidamente ele entrará no processo.
Cuidado para não confundir quantidade com qualidade. Muita informação no primeiro dia pode sobrecarregar o funcionário.
Etapa 2: entrevistar os gerentes
Como referimos anteriormente, os gestores são os mais qualificados para planear a chegada de um novo colaborador, pois serão eles a quem será necessário referir ao longo da vida da empresa.
É por isso bastante natural (e preferível) que seja o gestor a organizar a boa integração do colaborador.
Passo 3: Escolha um mentor
Cada vez mais presente nas empresas, o mentor é a pessoa a quem o colaborador deve recorrer em caso de dúvidas. Ele acompanha o recém-chegado em seu primeiro dia, explicando-lhe todos os fundamentos , apresentando as pessoas do serviço, as ferramentas de trabalho e ajudando-o a se adaptar ao seu novo ambiente de trabalho.
Em suma, o mentor é um guia que deve ter capacidade de comunicação e de escuta e uma certa paciência, nomeadamente para responder aos problemas encontrados pelo colaborador.
Na Appvizer, atribuímos um padrinho ou madrinha a cada novo recruta.
Etapa 4: visita à empresa e aos vários departamentos
É isso, é o grande dia! Suas equipes estão prontas para receber seu novo colega de trabalho. No programa, saudações calorosas e um grande sorriso, mas não só!
O ambiente de trabalho, e principalmente o local, é um fator muito importante para o bem-estar dos colaboradores. Se as suas instalações forem muito grandes, privilegie uma visita de uma hora no máximo para uma assimilação mais eficaz da informação. O resto pode ser visto no dia seguinte ou um pouco mais tarde na semana.
Lembre-se de explicar todas as suas regras de vida durante essa visita, como o funcionamento da máquina de café, a reciclagem de seus resíduos, a localização da geladeira, etc.
Nota Importante: instalações limpas e arrumadas causarão uma boa impressão
Passo 5: organize um almoço com as equipes
Quando seu funcionário está em seu posto de trabalho e já está suficientemente aclimatado ao seu ambiente, é hora de um evento muito mais divertido: o almoço da empresa!
São nessas reuniões que as pessoas da sua empresa trocam, criam vínculos para que se estabeleça uma verdadeira coesão da equipe. É também uma oportunidade de conhecer colegas de trabalho de outros departamentos e porque não fazer-lhes perguntas para ter uma visão global e compreender os problemas.
Da mesma forma, se as coisas não foram discutidas com o gerente antes, agora é a hora de fazer isso de uma forma mais informal, algo para deixar os recém-chegados à vontade.
Etapa 6: fornecer acesso ao treinamento
A chegada a uma empresa é muitas vezes sinônimo de um fluxo ininterrupto de informações: o funcionamento da empresa, os serviços, os meios de comunicação, as ferramentas utilizadas… (ajuda).
Para tranquilizá-lo, organize sessões de treinamento uma ou duas vezes por semana para explicar-lhe passo a passo uma determinada missão com um exemplo de apoio. É também uma oportunidade para o funcionário fazer perguntas. Esses treinamentos são essenciais para sua carreira e sua experiência dentro da empresa.
A gestão de competências, incluindo a formação, promove um trabalho eficiente, o desenvolvimento de competências e a autonomia posterior, por isso não hesite! Você também pode fazê-los com outros novos colegas de trabalho ou pessoas de outro departamento para construir a coesão da equipe .
Passo 7: Faça um balanço regularmente
No final da primeira semana, reúna-se com o seu colaborador para fazer um balanço até ao final do seu período experimental. Ele se adaptou à sua posição? Ele encontrou alguma dificuldade? Quais? Pergunte a ele sobre o andamento de sua integração para poder melhorar as próximas.
Mini-reuniões diárias também são recomendadas dentro do mesmo departamento, como as famosas cerimônias scrum para o comprometimento e satisfação dos colaboradores que podem acompanhar o andamento dos objetivos operacionais.
Como gerenciar a integração de RH remota?
Se é uma empresa que adotou uma modalidade de trabalho híbrido, presencial e à distância, ou se parte da sua força de trabalho se encontra noutra região ou no estrangeiro, surge também a questão de como acolher os colaboradores fora das instalações da sua empresa.
Assim como no presencial, a integração de RH remotamente deve oferecer aos seus novos funcionários tudo o que eles precisam para cumprir suas missões: treinamento, familiarização com ferramentas e processos, trâmites administrativos, etc. Este é o alicerce essencial para que a relação de trabalho seja construída sobre bons alicerces.
Aqui estão várias dicas para integrar com sucesso seus funcionários remotos:
- Comunique-se regularmente.
- Ao integrar on-line, faça o possível para evitar que a pessoa se sinta isolada ou desamparada. Apoie a contratação por videoconferência ou chat: esteja disponível para explicar e detectar problemas antes que se tornem graves.
- Não se esqueça de transmitir boas práticas sobre o direito de desligar.
- Prepare as ferramentas.
- Envie um documento resumindo as ferramentas e softwares utilizados, bem como informações sobre os links de conexão, senhas e contatos da equipe de TI.
- Planeje o equipamento técnico a ser entregue ao seu novo recruta, idealmente já configurado.
- Transmita a cultura corporativa
Como disseminar as missões, valores e visão da empresa aos recém-chegados? A comunicação interna será sua aliada (redes sociais corporativas, mensagens, arquivos compartilhados, etc.) e porque não o team building virtual.
A atribuição de um patrocinador ou mentor e a produção de um welcome pack também facilitará a assimilação dos novos códigos culturais e sociais da organização. Gerencie a administração upstream e cuide das tarefas administrativas antes da chegada do seu colaborador.
No âmbito do recrutamento no estrangeiro, as formalidades administrativas podem ser mais complexas de respeitar: compliance, legislação laboral, especificidades locais, etc.
Exemplo de um processo de integração bem-sucedido
Veja como elaborar um plano de ação. Siga as dicas:
- enviar um e-mail de felicitações ao novo recruta e pedir-lhe informações relativas ao seu recrutamento;
- reunir os responsáveis da equipe e do departamento em causa para definir os objetivos do onboarding;
- definir o papel e o lugar das partes interessadas no processo de integração;
- fornecer um plano de treinamento para apoiar o desenvolvimento de habilidades do novo funcionário (você pode completá-lo, se necessário, quando o funcionário for instalado na empresa);
- escolher um mentor e definir os seus objetivos (uma pessoa voluntária com sentido pedagógico);
- nomear uma pessoa responsável pelos documentos administrativos relativos ao recrutamento do novo funcionário (departamento de recursos humanos).
Preparando o ambiente de trabalho
- organizar a estação de trabalho (mesa, suprimentos, computador, telefone);
- preparar os identificadores das várias ferramentas digitais e elementos periféricos como cartão de visita, crachá, viatura da empresa, etc.;
- comunicar o horário de trabalho do primeiro dia, os diferentes meios de almoço , ou o código de vestimenta;
- envie um e-mail a todos os funcionários para avisá-los da chegada iminente do novo recruta.
Primeiro dia
- ofereça um pacote de boas-vindas, brindes se tiver (lápis, chave USB, etc.) ou um livreto de boas-vindas da empresa ,
visite as instalações; - apresentar a estação de trabalho ao recém-chegado;
- explicar como funciona o computador e as ferramentas digitais (apresentar apenas o essencial no início);
- fazer uma apresentação das diferentes pessoas dentro do departamento (os outros departamentos podem ser visitados no final da semana);
- organizar uma reunião com o gerente e o mentor.
E depois ?
- organizar almoços de empresa e depois do trabalho para nos conhecermos;
- faça uma foto para atualizar as redes sociais profissionais ou o site da empresa;
- fazer relatórios semanais para monitorar o andamento dos objetivos e definir novos;
- peça feedback sobre o processo de integração da empresa.
